Freelancer und Dienstleister erfassen ihre Stunden dort, wo auch Kontingent, Freigabe und Rechnung liegen. Am Monatsende steht ein Leistungsnachweis, den Ihr Kunde per Link freigibt – und aus dem die Rechnung ohne Abtippen entsteht.
| Woche / Modus | Mo | Di | Mi | Do | Fr | Σ |
|---|---|---|---|---|---|---|
| KW 27 · on-site | 8 | 8 | – | 8 | 8 | 32 |
| KW 27 · remote | – | – | 8 | – | – | 8 |
| KW 28 · remote | 8 | 8 | 8 | 6 | – | 30 |
Für die eigene Belegschaft geht es um Arbeitszeitdokumentation und Arbeitsschutz. Bei externen Beratern geht es um etwas anderes: um den Nachweis erbrachter Leistung – gegenüber einem Budget, einem Kontingent und am Ende einem Kunden, der freigeben muss. Wer das mit einem System für Festangestellte löst, erfasst die falsche Größe.
Erfasst wird, was im Projekt abrechenbar erbracht wurde – getrennt nach on-site und remote, weil dafür oft unterschiedliche Sätze gelten. Nicht, wann jemand das Gebäude betreten hat.
Interne Stunden genehmigt eine Führungskraft. Externe Stunden bestätigt der Kunde – oft jemand ohne Zugang zu Ihren Systemen. Ohne diesen Schritt fehlt der Rechnung die Grundlage.
Eine gebuchte Stunde verbraucht Kontingent und erzeugt Kosten in Echtzeit. Interne Zeiterfassung kennt diese Verknüpfung meist gar nicht – sie war nie dafür gebaut.
Aus internen Zeiten wird Lohnabrechnung, aus externen eine Eingangsrechnung mit §14-Pflichtangaben – oder §19-Kleinunternehmerhinweis. Zwei völlig verschiedene Ziele.
Vier Schritte, ein System. Kein Export nach Excel, kein Timesheet im Mail-Anhang, kein Abtippen in der Buchhaltung.
Wochenweise im Grid: Tage in den Spalten, on-site und remote als getrennte Zeilen. Tage außerhalb der Projektlaufzeit sind gesperrt, ab 10 Stunden am Tag erscheint eine Plausibilitätswarnung. Der Berater sieht ausschließlich seine eigenen Daten – keine Sätze, keine Margen, keine Kollegen.
Zum Monatsende erzeugt Kontingo einen Leistungsnachweis als PDF – aufgeschlüsselt nach Tagen, Wochen und Einsatzart, mit Projekt-, Angebots- und Vertragsnummer. Das ist das Dokument, das später zur Rechnung gehört und im Audit den Nachweis liefert.
Ihr Kunde erhält einen Freigabe-Link – ohne Account, ohne Software. Die Ansicht ist read-only und datenminimiert: Stunden und Leistung ja, Ihre Preise und Margen nein. Per Klick freigeben oder mit Kommentar ablehnen. Danach ist der Monat gesperrt.
Aus dem bestätigten Timesheet erzeugt der Berater direkt seine Rechnung – der Betrag wird serverseitig aus Stunden × Satz gerechnet, mit 19 % USt oder §19-Hinweis. Alternativ lädt er seine eigene Rechnung hoch. Die Prüfung wird zum Abgleich statt zur Recherche – und der freigegebene Monat geht als DATEV-Export weiter an Buchhaltung oder Steuerberater.
Was der Berater ausfüllt – und was der Kunde davon zu sehen bekommt.
Ein Berater arbeitet selten fünf Tage am selben Ort. Das Grid trennt on-site und remote als eigene Zeilen, weil daran unterschiedliche Sätze und Reisekostenlogiken hängen – nicht als Nachtrag, sondern als Struktur.
| Woche / Modus | Mo | Di | Mi | Do | Fr | Σ |
|---|---|---|---|---|---|---|
| KW 27 · on-site | 8 | 8 | – | 8 | 8 | 32 |
| KW 27 · remote | – | – | 8 | – | – | 8 |
| KW 28 · on-site | 8 | 8 | 8 | 6 | – | 30 |
| KW 29 · remote | 8 | 8 | 4 | U | U | 20 |
Der Freigabe-Link führt auf eine reduzierte Ansicht: Zeitraum, Leistung, Stunden – und zwei Buttons. Keine Sätze, keine Marge, kein Zugang zu anderen Projekten. Genau so viel, wie für eine belastbare Bestätigung nötig ist.
| Position | Tage | Std |
|---|---|---|
| Beratung on-site | 8 | 62 |
| Beratung remote | 4 | 28 |
| Urlaub / nicht verfügbar | 2 | – |
Zeiterfassung ist selten Selbstzweck. Der Wert entsteht dort, wo die erfassten Stunden weiterlaufen.
Jede gebuchte Stunde fließt sofort in den Burndown des Einsatzes und des Projekts. Sie sehen den Verbrauch gegen das Kontingent und die Prognose, wann es bei aktueller Buchungslage ausläuft – mit Ampel bei konfigurierbaren Schwellen.
Erfassung, Abschluss, Freigabe und Rechnung hängen an einem Vorgang, jede Statusänderung ist protokolliert. Bei einer Betriebsprüfung oder internen Revision beantworten Sie die Frage „wer hat wann was bestätigt" aus dem System statt aus Postfächern.
Die Stunden werden einmal erfasst und danach nicht mehr übertragen – nicht in eine Excel-Sammelmappe, nicht in eine Mail, nicht in die Buchhaltung. Am Ende der Kette steht ein DATEV-Export der freigegebenen Leistungen und Beträge. Jeder Übertrag, der entfällt, ist ein Fehler, der nicht passieren kann.
Nein. Es gibt kein Kommen/Gehen, keine Anwesenheitskontrolle und keine Standortprüfung. Erfasst werden geleistete Stunden je Tag und Einsatzart – die Größe, die abgerechnet und vom Kunden bestätigt wird. Wie Sie externe Mitarbeit vertraglich gestalten, ist eine Frage für Ihre Rechtsabteilung; Kontingo trifft dazu keine Annahmen und bildet nur den Abrechnungsprozess ab.
Nein. Die Freigabe läuft über einen Link auf eine read-only-Ansicht – ohne Account, ohne Installation, ohne Schulung. Die Ansicht ist datenminimiert: Ihr Kunde sieht Zeitraum, Leistung und Stunden, aber weder Ihre Verkaufssätze noch Ihre Einkaufssätze oder Margen.
Er lehnt mit Kommentar ab, der Monat geht zurück in Bearbeitung, der Berater korrigiert und reicht erneut ein. Der Vorgang bleibt derselbe, die Historie bleibt sichtbar – Sie sehen später, dass und warum korrigiert wurde.
Das ist eine Plausibilitätswarnung gegen Tippfehler, keine Sperre und keine Compliance-Prüfung. Sie weist auf einen ungewöhnlich langen Tag hin, verhindert die Eingabe aber nicht – Projektrealität kennt lange Tage, und ob sie zulässig sind, entscheidet nicht die Software.
Kontingo erfasst ausschließlich externe Leistung und ersetzt kein System für Ihre Festangestellten. Klassische Zeitwirtschaft plant Schichten, Anwesenheit und Auslastung der eigenen Belegschaft; Kontingo führt Kontingent, Nachweis, Freigabe und Rechnung für Freelancer und Dienstleister. Beides läuft parallel und stört sich nicht. Mehr dazu auf der Übersichtsseite.
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