Stammdaten & Projekte
Kunden, Ansprechpartner, Projekte mit interner Projekt-, Angebots- und Vertragsnummer. Je Einsatz eigene On-site-/Remote-Sätze für Verkauf und Einkauf – inklusive Marge und Marge-Warnung.
External Workforce Management
Ihre externe Workforce – endlich unter Kontrolle.
Freelancer, Berater und Dienstleister steuern Sie heute in Excel, Postfächern und drei Tools. Kontingo bringt Kontingente, Budgets, Timesheets und Rechnungen in ein System – schlank genug für den Mittelstand, robust genug für hunderte Externe.
DSGVO-konform, EU-Hosting
On-Premise oder Ihre Cloud
Live in Wochen, nicht Monaten
§ 01
Das Problem
Ihr Freelancer-Programm ist aus Excel herausgewachsen.
Sobald mehr als eine Handvoll Externer im Haus ist, verwalten Sie Fremdpersonal in Tabellen: die Zeiterfassung externer Mitarbeiter kommt per Mail-Anhang, das Kontingent aus dem Rahmenvertrag steht im Kopf des Projektleiters, Freelancer-Rechnungen liegen im PDF-Ordner. Das trägt – bis es das nicht mehr tut.
€?
Blindes Budget
Niemand sieht in Echtzeit, wie viel vom beauftragten Kontingent aus dem Rahmenvertrag schon verbraucht ist – bis die Überschreitung auf der Rechnung steht.
5+
Tools pro Prozess
Stundensätze in Excel, Zeiterfassung per Mail, Rechnungen im PDF-Ordner, Verfügbarkeit im Kopf des Recruiters.
§
Compliance-Risiko
Freigaben ohne Nachweis, Rechnungen ohne §14/§19-Prüfung, kein Audit-Trail – ein Problem bei jeder Betriebsprüfung und jeder internen Revision.
≠
Enterprise zu schwer
Die großen Vendor-Management-Systeme (VMS) lösen das Problem – als Einführungsprojekt, dessen Aufwand und Umfang für den Mittelstand selten im Verhältnis steht.
§ 02
Funktionen
Alles, was die Steuerung externer Mitarbeit braucht.
Vom Stammdatensatz bis zur geprüften Rechnung: ein durchgängiger Prozess für die Verwaltung externer Mitarbeiter – statt acht Insellösungen.
Kontingent-Verwaltung
Beauftragtes Kontingent – aus Rahmenvertrag oder Einzelbeauftragung – parallel in Stunden und Euro geführt (8 Std = 1 PT). Läuft es aus, verlängern Sie es im selben Projekt um ein Folgekontingent – die komplette Historie bleibt sichtbar.
Zeiterfassung für externe Mitarbeiter
Wochenweise Tage × On-site/Remote. Warnung ab 10 Std/Tag, Tage außerhalb der Projektlaufzeit sind gesperrt. Erfassung, wie Berater tatsächlich arbeiten. Ablauf im Detail
Timesheet mit Kundenfreigabe
Zum Monatsende erzeugt Kontingo einen professionellen Leistungsnachweis als PDF. Der Kunde erhält einen Freigabe-Link – read-only, datenminimiert ohne Preise und Sätze, per Klick freigeben oder ablehnen. Danach ist der Monat gesperrt.
Budget-Burndown mit Ampel
Je Einsatz und Projekt: laufender Verbrauch, Restkontingent und Prognose, wann das Budget bei aktueller Buchungslage ausgeschöpft ist. Orange/Rot-Ampel bei konfigurierbaren Schwellen macht Handlungsbedarf sofort sichtbar.
Verfügbarkeit & Prognose
Self-Service-Kalender je Tag: On-site, Remote, Urlaub, nicht verfügbar. Fließt direkt in die Reichweiten- und Auslastungsprognose ein – verfügbare Tage im Blick, Urlaub sauber ausgenommen.
Freelancer-Rechnung & DATEV-Export
Der Berater erstellt aus dem bestätigten Timesheet direkt seine Rechnung – Betrag serverseitig aus Stunden × Satz, mit 19 % USt oder §19-Kleinunternehmer, als sauberes PDF. Oder er lädt seine eigene Rechnung hoch. Das macht die Rechnungsprüfung zum Abgleich statt zur Recherche. Freigegebene Leistungen und Beträge gehen als DATEV-Export an Ihre Buchhaltung oder Ihren Steuerberater – statt sie dort noch einmal von Hand zu erfassen.
Projektübersicht & Suche
Alle Projekte auf einen Blick, globale Suche nach Projektnummer, Angebotsnummer, Kundenname oder Berater. Schlanke Bedienung statt Tabellen-Wüste.
Rollen, Rechte & Audit
Back-Office sieht Sätze und Margen, Berater nur die eigenen Daten. Jede Statusänderung ist protokolliert – der Nachweis, den jede Prüfung verlangt.
§ 03
So sieht es aus
Konkret, nicht als Skizze.
Echte Ansichten des Tools. Im White-Label erscheinen sie mit Ihrem Logo und Ihrer Farbwelt.
Budget-Kontrolle
Wissen, wann das Kontingent kippt – bevor es kippt.
Der Burndown zeichnet Ist-Verbrauch gegen das beauftragte Budget und projiziert die Reichweite aus Buchungs- und Verfügbarkeitslage. Die Ampel schlägt an, solange noch Zeit zum Handeln bleibt.
- Maximum, Verbrauch und Prognose in einem Blick
- Konfigurierbare Warnschwellen (z. B. 50 % / 70 %)
- Prognose je Einsatz, aggregiert je Projekt
Kontingent- & Budget-BurndownAmpel · 74 % verbraucht
Maximum60.000 €
Verbraucht44.720 €
Prognose Aug−4.480 €
Kapazität
Verfügbarkeit, die in die Planung fließt.
Jeder Externe pflegt seinen Kalender selbst – On-site, Remote, Urlaub, nicht verfügbar. Daraus ergibt sich automatisch, wie viele Tage im Monat wirklich planbar sind.
- Self-Service statt Recruiter-Rückfragen
- Urlaub sauber aus der Prognose genommen
- Erinnerung, wenn Tage ungepflegt bleiben
Mein Kalender — August
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On-site
Remote
Urlaub
N. verfügbar
10 Tage verfügbar (O/R) · 3 Urlaub · 2 n. V. — fließt in die Prognose ein.
Abrechnung
Aus dem Timesheet direkt zur korrekten Rechnung.
Der bestätigte Leistungsnachweis wird zur Rechnung – Beträge serverseitig gerechnet, Steuerbehandlung sauber ausgewiesen. Freelancer mit eigener Buchhaltung laden stattdessen ihr PDF hoch; Kontingo prüft die Zahlen gegen das Timesheet.
- 19 % USt oder §19-Kleinunternehmer, pro Rechnung wählbar
- Soll-Ist-Abgleich gegen das bestätigte Timesheet
- Revisionssichere Ablage außerhalb des Webroots
Rechnung
RE-2026-0501 · 02.06.2026
Timesheet bestätigt
Leistungsmonat Mai 2026
| Beratung on-site (SAP SAC) · 168,0 Std × 110 € | 18.480,00 € |
| Beratung remote · 24,0 Std × 95 € | 2.280,00 € |
| Netto | 20.760,00 € |
| zzgl. 19 % USt | 3.944,40 € |
| Rechnungsbetrag | 24.704,40 € |
§ 04
Sicherheit & Datenschutz
Gebaut für die Compliance-Abteilung, nicht gegen sie.
Externe Mitarbeit heißt: Personendaten, Sätze, Margen. Kontingo behandelt sie so, wie ein Mittelständler mit 500+ Beschäftigten es verantworten muss.
DSGVO by Design
Datenminimierung, RBAC, vollständiges Audit-Log und ein Lösch- & Aufbewahrungskonzept. Betroffenenrechte-Export für Auskunftsersuchen nach Art. 15.
Verschlüsselung
Hybrid-Ansatz: Verschlüsselung ruhender Daten plus AES-256-GCM für hochsensible Felder. Passwörter mit Argon2id, TLS in der Übertragung.
On-Premise oder EU-Cloud
Deployment in Ihrer Umgebung oder auf getrennter EU-Infrastruktur. Ihre Daten verlassen den Rahmen nicht, den Ihre IT vorgibt.
Auftragsverarbeitung geklärt
AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO inklusive, mit sauberer Trennung von Verantwortlichem und Betreiber – bevor die ersten Echtdaten laufen.
Rollen & 2FA
Feingranulare Rechte je Rolle, Zwei-Faktor für privilegierte Accounts, IDOR-hartes Ownership-Scoping. Jeder sieht genau das, was er darf.
Backups mit RPO/RTO
Verschlüsselte Off-Site-Sicherung auf getrenntem Anbieter, definierte Wiederherstellungsziele und geprobter Restore. Kein Backup, das nie zurückgespielt wurde.
§ 05
Positionierung
Der Mittelweg, den es bisher nicht gab.
Zwischen Tabellen-Chaos und Konzern-Suite.
Excel & Postfach
Der Status quo
- Kein Live-Budget, Überschreitung erst auf der Rechnung
- Timesheets per Mail, Freigaben ohne Nachweis
- Verfügbarkeit im Kopf einzelner Personen
- Kein Audit-Trail, Compliance-Risiko
Kontingo
EWM für den Mittelstand
- Budget-Burndown mit Ampel in Echtzeit
- Kundenfreigabe per Link, revisionssicher
- Verfügbarkeit als Self-Service, direkt in der Prognose
- Live in Wochen, DSGVO & AV geklärt
Enterprise-VMS
Fieldglass, Beeline & Co.
- Einführung als mehrmonatiges Projekt
- Beratungsaufwand statt Software-Einführung
- Funktionsumfang, den der Mittelstand selten ausschöpft
- Datenhoheit und Hosting-Ort genau prüfen
§ 06
Preise
Transparent gestaffelt. Ohne Überraschung.
Interne Nutzer (Back-Office, Account Manager, Recruiting) im Abo. Externe Berater separat, gestaffelt. Alle Preise netto zzgl. USt.
Team
1–20 Personen
15,90 €je Nutzer / Monat
Voller Funktionsumfang, ideal für den Einstieg.
Team+
21–50 Personen
10,90 €je Nutzer / Monat
mind. 264 € / Monat
Für wachsende Back-Office-Teams.
Business
51–100 Personen
7,90 €je Nutzer / Monat
mind. 492 € / Monat
Mehrere Standorte, ein System.
Enterprise
101–500 Personen
6,00 €je Nutzer / Monat
mind. 732 € / Monat
Der Sweet Spot für den gehobenen Mittelstand.
Enterprise+
501–700 Personen
5,40 €je Nutzer / Monat
mind. 2.952 € / Monat
Konzernnahe Skalierung, mittelständisch bepreist.
Externe Berater
Je aktivem Berater/Monat, automatisch gestaffelt nach Anzahl.
bis 50 Berater3,00 € / Berater
bis 100 Berater2,40 € / Berater · mind. 150 €
bis 200 Berater1,80 € / Berater · mind. 240 €
bis 500 Berater1,45 € / Berater · mind. 360 €
Einmalig & Betrieb
Sauberer Start, planbare Weiterentwicklung.
Einrichtung, Branding, Migration, Schulungab 2.880 €
Weiterentwicklung nach Bedarf960 € / PT
Mindestlaufzeit24 Monate
Paketzuschnitt, Laufzeit und Preise stimmen wir im Gespräch final ab.
§ 07
Häufige Fragen
Was der Einkauf und die IT wissen wollen.
Nicht im klassischen Sinn. Klassisches Workforce Management plant Schichten, Auslastung und Zeitwirtschaft für Ihre eigenen Mitarbeiter. Kontingo steuert die externe Workforce – Freelancer, Berater und Dienstleister: deren Kontingente, Budgets, Zeiterfassung, Timesheet-Freigaben und Rechnungen. Beides ergänzt sich, ersetzt sich aber nicht: Kontingo greift dort, wo Ihr HR- oder Zeitwirtschaftssystem endet, weil externe Kräfte dort schlicht nicht geführt werden.
Ja. Kontingo läuft On-Premise in Ihrem Rechenzentrum oder in Ihrer Cloud – alternativ betreiben wir es für Sie auf getrennter EU-Infrastruktur. Sie entscheiden, wo Ihre Daten liegen.
In Wochen statt Monaten. Weil Kontingo ein fertiges Produkt ist und kein Beratungsprojekt, umfasst die Einrichtung Branding, Deployment, Datenmigration aus Ihren bestehenden Listen und Schulung – typisch in wenigen Personentagen.
Ja. Kontingo ist datenschutzkonform gebaut: RBAC, Audit-Log, Verschlüsselung, Lösch- und Aufbewahrungskonzept. Betreiben wir das System für Sie, gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit sauberer Rollentrennung dazu – vor der Verarbeitung echter Personendaten.
Kontingo ist White-Label. Alle Ansichten erscheinen mit Ihrem Logo und Ihrer Farbwelt – für Ihre externen Berater sieht es aus wie Ihr eigenes Portal.
Ja. Freigegebene Leistungen und die zugehörigen Rechnungsbeträge lassen sich als DATEV-Export übergeben, damit Ihre Buchhaltung oder Ihr Steuerberater sie einliest, statt sie nachzubuchen. Exportiert werden ausschließlich Monate, die der Kunde freigegeben hat – Entwürfe erreichen die Buchhaltung nicht. Welche Konten und Nummernkreise gelten, stimmen wir beim Onboarding mit Ihrem Steuerberater ab.
Interne Nutzer sind Ihre Back-Office-Accounts (Verwaltung, Account Management, Recruiting) – sie werden im Abo-Paket lizenziert. Externe Berater sind die Freelancer und Dienstleister, die ihre Zeiten erfassen – sie werden separat und gestaffelt abgerechnet.
Ja. Für Organisationen jenseits der Enterprise+-Staffel schnüren wir ein individuelles Paket. Sprechen Sie uns an – wir rechnen es Ihnen transparent durch.
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